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投标文件编制人员需具备怎样的能力?

想做投标人员不难,但是想做个优秀的投标人员就没那么容易了! 

一个合格的投标人员需要有编制商务标和技术标的基本能力外,要有投标报价策略分析的能力,要有防止废标、流标、无效标能力,要有识别围标、串标的能力。

当然如果你想做到这些你还要有沟通能力、统筹能力、抗压能力

沟通能力

 

编制投标文件有商务价格标书和技术标书两项工作内容。文件编制人员往往需要和设计方、采购方、市场部、经营管理部、外委厂家、招标方(业主) 保持沟通及协调。

以澄清这种经常会出现的事情为例,当设计方不明白业主要求或有相应建议等情况出现时,设计方一般会要求市场人员向招标方提请澄清申请。此时文件编制人员就需要协调其中工作,因为澄清什么时候返回关系到设计方的工作进程,直接影响后续的设计方案提交。没有设计方案,技术标书自然无法编制,有时澄清结果也会影响设计方案及供货范围从而影响报价。

 

统筹能力
 

文件编制须依照招标文件的各项要求,逐条予以响应,提供各项材料。

无论是给设计方下达的涉及委托书及其返回的设计方案文件,还是采购方询回的成本价格资料,抑或市场部从银行开具的投标保函和资信证明等证明材料,都应当及时安排,监督,保证及时获取相应资料。 

统筹全局且化整为零,先明确总体任务再划分各部门各阶段工作的时间点。

具体操作:

1、首先,给设计方提出涉及委托并规约任务截止日期,市场部人员可以开始准备开具保函和资信证明材料。

2、其次,在取得设计方案后,需要采购方按照设计方案中的供货范围询回相应成本价格,成本核算完成后请示领导确定最终报价。在进行这些工作的同时,文件编制人员手上的编制工作也要开始开展,一方面要清楚明了自己共需要多长时间最终完成标书编写,给市场部人员打印、签字盖章、封包、送标书留出时间并与其商榷;另一方面须根据招标文件要求,确立大致的文件基础框架后开始编写局部内容,方便后期所有资料齐全后填充及调整。

3、最后,就是汇总所有资料,对投标文件进行最终调整及检查。

 

抗压能力
 

在投标文件编制的过程中,往往时间有限或者说时间紧迫。通过前期资格预审,内部评审等环节真正留出的投标时间并很有限。有时候层层环节走下来其实就是内耗。编制投标文件的时间所剩不多。编制人的面前是诸多个deadline,最重要的当然是投标截止日期,然后再细分为多个,进程中多个时间点都需要提交或取得材料。

有时候,澄清无法及时返回,直接影响了设计,从而最终影响标书编制,阶段工作不得不延缓,下一阶段的工作强度就要相应增加。

有时候,即将提交文件的前期,出现招标方临时对于招标文件关键部分的修改或补充。此时,投标文件自然需要尽快调整相应内容。

有时候,招标方因为各种原因暂停投标,组织第二次之前提出招标文件内容补充说明,投标文件自然得响应调整,准备再次投标。

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